1994年发布的《档号编制规则》（D A/T 13 —94）是规范档号编制的一项重要标准。该标准规定的档号编制规则适用于传统立卷方法整理的档案，但并不适用于归档文件的档号编制。不过，该规则确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则以及基本的编制方法是比较科学、合理的，应该为归档文件的档号编制所沿用。
1. 唯一性原则
档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。也就是说，一个档号只能对应一件文件，具有唯一性，不能岀现重复现象。
2. 合理性原则
档号结构必须与归档文件的整理分类体系相适应。档号保持完整，不随意增加或减少某种代码。
3. 稳定性原则
档号一经确定，一般不应随意改变。对必须改变的档号，应在归档文件目录及所有相关检索工具、数据库中做出同步修改。改变档号时，还应注明原档号。
4. 扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量，以便适应档案不断扩充的需要。
5. 简单性原则
档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
其中，档号左边为上位代码，右边为下位代码。上、下位代码之间用短横线"-”连接， 同一级代码之间用间隔号“ • ”隔开。
1. 唯一性原则
档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。也就是说，一个档号只能对应一件文件，具有唯一性，不能岀现重复现象。
2. 合理性原则
档号结构必须与归档文件的整理分类体系相适应。档号保持完整，不随意增加或减少某种代码。
3. 稳定性原则
档号一经确定，一般不应随意改变。对必须改变的档号，应在归档文件目录及所有相关检索工具、数据库中做出同步修改。改变档号时，还应注明原档号。
4. 扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量，以便适应档案不断扩充的需要。
5. 简单性原则
档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
档号的结构
在规划归档文件的档号结构时，《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）充分借鉴了《档号编制规则》中的合理部分，并尽量与传统立卷方法整理的档案的档号以及照片、录音、录像等其他形式档案的档号相衔接。
《规则》建议以“年度一保管期限机构（问题）”分类法为基准确定档号结构。作出如此选择的原因有二：一是便于馆室衔接；二是考虑到机构（问题）为档号结构中选择项，如此可以保持档号结构的易辨识度（固定项尽量放在档号结构的左侧，保证前段一致）。由此, 《规则》建议档号的基本结构为:
全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构（问题）代码-件号（如图1所示）
在规划归档文件的档号结构时，《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）充分借鉴了《档号编制规则》中的合理部分，并尽量与传统立卷方法整理的档案的档号以及照片、录音、录像等其他形式档案的档号相衔接。
《规则》建议以“年度一保管期限机构（问题）”分类法为基准确定档号结构。作出如此选择的原因有二：一是便于馆室衔接；二是考虑到机构（问题）为档号结构中选择项，如此可以保持档号结构的易辨识度（固定项尽量放在档号结构的左侧，保证前段一致）。由此, 《规则》建议档号的基本结构为:
全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构（问题）代码-件号（如图1所示）
其中，档号左边为上位代码，右边为下位代码。上、下位代码之间用短横线"-”连接， 同一级代码之间用间隔号“ • ”隔开。
对于规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的，《规则》建议应在档号基本结构的基础上，省略机构（问题）代码，其档号结构为：
全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-件号（如图2所示）
全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-件号（如图2所示）
需要说明的是，有些部门和地区为解决纸质档案数字副本或电子文件命名、编目要求而使用子件号概念的，进行档号编制时，可以在件号后增加子件号，中间用间隔 号“•”隔开。
档号编制要求和方法
档号编制要求和方法
归档章
归档章是档号在纸质文件上的具体体现。在电子文件上，可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上对档号进行标识。不过，这种标识并不是必备的，各地区各部门可以在不增加整理负担的前提下（比如电子文件本来就具备条形码等），根据具体情况灵活掌握。
1. 归档章样式《规则》规定，归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。在样式上，《规则》维持六格章样式不变，规格为长45mm,宽16mm，分为均匀的6格（见图3）。为贯彻“简化整理”的理念，一般不建议在归档章上增加其他额外项目，以免给整理工作带来不必要的负担。
1. 归档章样式《规则》规定，归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。在样式上，《规则》维持六格章样式不变，规格为长45mm,宽16mm，分为均匀的6格（见图3）。为贯彻“简化整理”的理念，一般不建议在归档章上增加其他额外项目，以免给整理工作带来不必要的负担。
在项目位置上，全宗号、年度、机构或问题、保管期限4个项目在归档章的位置保持不变，原《规则》室编件号改为件号，馆编件号改为页数。在填写这些项目时，应严格按照各个项目在归档章上的位置进行，不可随意调换位置，以方便识读，便于档案的管理和利用。
需要说明的是，图3中加注括号的文字为提示性文字，是用来说明各编号项目在归档章中的位置，实际制作归档章时无须刻出，以减小归档章的大小，节省归档章占用的空间。其中标有“*”号的机构或问题项为选择项，不按机构（问题）分类的，归档章上相应位置直接留空即可。对于归档章的材质和外形，《规则》中没有加以规定，各单位可以方便使用为原则自主选择。
2. 盖章要求在纸质文件中，归档章需要逐件标识 在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归 档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。归档章不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。光荣册等光面印刷文件材料，首页无法盖章，也无法在文件首页前另附纸页，可在材料 内第一页上端的空白位置加盖归档章。统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。
在归档章填写上，全宗号、年度、保管期限、件号为必备项，按照本节档号编制规则的有关要求填写即可，但件号不足4位 的，不需补“0”。页数也是必备项，为归档文件中有字页面的数量，用阿拉伯数字标识。机构或问题为选择项，同样按照档号编制规则的有关要求填写（见图4）
需要说明的是，图3中加注括号的文字为提示性文字，是用来说明各编号项目在归档章中的位置，实际制作归档章时无须刻出，以减小归档章的大小，节省归档章占用的空间。其中标有“*”号的机构或问题项为选择项，不按机构（问题）分类的，归档章上相应位置直接留空即可。对于归档章的材质和外形，《规则》中没有加以规定，各单位可以方便使用为原则自主选择。
2. 盖章要求在纸质文件中，归档章需要逐件标识 在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归 档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。归档章不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。光荣册等光面印刷文件材料，首页无法盖章，也无法在文件首页前另附纸页，可在材料 内第一页上端的空白位置加盖归档章。统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。
在归档章填写上，全宗号、年度、保管期限、件号为必备项，按照本节档号编制规则的有关要求填写即可，但件号不足4位 的，不需补“0”。页数也是必备项，为归档文件中有字页面的数量，用阿拉伯数字标识。机构或问题为选择项，同样按照档号编制规则的有关要求填写（见图4）
不过，为了方便识读，便于手工管理，归档章保管期限也可以使用“永久” “30 年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。在全宗指南中，应将机构名称与相应简称加以对照说明。使用问题简称的，则可根据分类方案，直接填写“党群” “行政”“业务”等 （见图5）。
填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、耐久性好的签字笔等，也可使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定，如全宗号、保管期限、机构（问题）等，有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖，以减少填写项目的工作量。
国家档案局
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电话：010-56864046
网址：http://chscc.org.cn
地址：北京市顺义区安祥大街10号院南楼830室
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